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長久以來,藉由月報制度要求同仁養成整理、分析的習慣,某種程度已普遍引導同仁「數字表達」的習慣。進一步鼓勵同仁藉由演練3項強化系統表達的方法,建立「系統表達」的習慣,期望在耳濡目染中,提升個人「系統思考」的能力。

「系統能力」是所有能力的根源。經由月報體系推動「系統表達」的習慣,在潛移默化中,在公司內部形成一個具「系統習慣」的環境,對養成每位同仁系統思考、系統分析、結構分析等「系統能力」,更有助益。(本文作者為聯強國際集團總裁兼執行長)

因此,「系統習慣」就是養成「先掌握全部、再拆解成部件」

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的習慣。假如在日常表達、描述、解說報表之際,能先說明整體、再說明部件,即是系統表達的習慣,而聽者順著表達的順序,接收時也會先接收整體、再接收部件,如此一來,將有助於延伸出個人建立系統思考、系統分析的習慣。

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工商時報【杜書伍】

為營造「系統習慣」的環境,在所有工作月報的準備資料中,個人可強化3種表達方式:

1.Top-down的結構方式。整個工作月報的結構,先整體再細部,呈現有結構、層次的表達;遇有統計報表時,要將「合計」的項目放在統計報表的最上方(過去習慣放最下面)。

2.養成繪製結構圖或流程圖的習慣。圖即代表一個整體,裡面每一方塊即是部件,部件與部件間的連接線是彼此間的關聯,此法有助了解各部件間的因果關係與先後順序。

3.建立個人的工作控管表。將所負責的工作,有結構的表達在一張工作表,用於定期追蹤控管;此舉有助於建立工作關照的完整度,並提高工作精緻度。

系統思考是面對一項事物時,先掌握整體,再進入分析組成部件及其關聯性,再由個別部件往下拆解、分析更小的部件,整個掌握事物的結構與層次,透

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澈了解整個事物內涵。相對而言,單點思考者會直接由某一部位思考,以至於看不到整體,考慮不到與其他部件的相互影響關係,所以判斷易有盲點,掛一漏萬,是最大的差異。

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